Teamlook меню бутон
Автоматизирано софтуерно решение за растеж на бизнеса

Teamlook свържи се с нас бутон
Позвъни
Teamlook поискай демо бутон
Демо
Свържи се с нас за безплатна опознавателна среща, за да обсъдим какви са проблемите, които срещаш в бизнеса си и как Teamlook може да ти помогне да ги решиш и да ти осигури стабилно бизнес развитие, повече приходи и повече свободно време: (+359) 0887 421 018 (+359) 02 400 11 92 info@teamlook.net Константин Стоянов
Поискай демострация на системата. Онлайн или в твоя офис. Поискай
Приложение
Отдел Закупуване:
Управление на процесите по закупуване на стоки, услуги и дълготрайни активи
Предизвикателство
Предизвикателство

Процесът на закупуване на стоки, дълготрайни активи и услуги е ключов за дейността на всяка компания. В този процес участват различни служители - заявител, мениджър на отдел, контролинг, директор, финансов директор, администратор плащания, счетоводител, склададжия. В процеса се съчетават дейности по извършване на заявка, одобрение за целесъобразност, бюджетно одобрение, одобрение при необходимост от един или повече от един директори в зависимост от сумата, получаване и преглед на оферти, избор на доставчик, изпращане на заявка към доставчика, приемане на стоката, получаване на фактура, осчетоводяване, плащане и архивиране на документите. Процесът още повече се усложнява, когато заявките за закупуване се получават от различни офиси на компанията и служителите, които участват в процеса се намират физически на различни места. Когато това се осъществява без софтуерно решение, процесът минава обикновено на хартия, изготвят се различни съпътстващи документи, изисква се задължително физическото наличие на съответното лице, което трябва да предприеме действие на конкретен етап. Всичко това увеличава бюрокрацията, води до множество излишни ангажименти, забавяне на дейностите, занижен контрол и възможност да се манипулират фирмените правила.
Решение
Решение

Решението е да се въведе единна система за организиране на процеса по закупуване на стоки, дълготрайни активи и услуги. Системата се състои от няколко регистъра:
  • Регистър на Доставчиците - това е изчерпателен списък на доставчиците на компанията. Списъкът може да се формира и актуализира автоматично чрез свързане на Teamlook с друг външен софтуер, в който се поддържа списък на доставчиците (например складов софтуер или ERP система). Към всеки доставчик може да се поддържа допълнителна информация според нуждите на компанията. Този регистър може да се обвърже с регистъра на договорите с доставчици, което позволява лесен достъп до съответните договори в процеса на одобрение на съответната покупка.
  • Бюджетен регистър - За да може автоматизирано процесът да определи дали обектът на заявката попада в бюджета за месеца или го надхвърля, може да се създаде Бюджетен регистър. В бюджетния регистър отговорно за целта лице ежемесечно или на друг период от време попълва бъджета за съответния период за всеки разходен център. При одобрение на заявка за закупуване системата автоматично намалява сумата за усвояване за конкретния разходен център. В процеса на одобрение на заявка за закупеване, системата сверява сумата за освояване за конкретния разходен център и сумата на заявката и ако сумата на заявката е по-голяма, тогава процесът на одобрение на преминава през одобрение от по-висшестоящи служители.
  • Заявки за закупуване - в рамките на компанията има лица, които могат да стартират този процес, т.е. могат да заяват закупуване на стоки, услуги и дълготрайни активи. Лицето, което стартира процеса на закупуване дава точно описание на елементите, които желае да бъдат закупени. След като процесът стартира, системата известява прекият ръководител на лицето, което е направило заявката с цел да се вземе отношение за целесъобразност. Това означава, че прекият ръководител посочва дали заявеното трябва да бъде закупено, като има право да промени и количествата, ако прецени, че е необходимо. След като прекият ръководител одобри заявката за целесъобразност, отдел снабдяване получава известие, че трябва да стартира избор на доставчик. Отдел снабдяване събира необходимия брой оферти и избира доставчик на база на критерии, определени във вътрешната политика на компанията. След като избере доставчик, отдел снабдяване попълва съответните цени в заявката и така я остойностява. Веднага след приключване на избора на доставчик и остойностяване на заявката, процесът минава автоматично през бюджетна проверка. И тук може да се получи разклонение на процеса, при което, ако заявката е в рамките на бюджета продължава към извършване на поръчка към доставчика, а ако не е в бюджет, трябва да мине през одобрение от например финансов директор, изпълнителен директор и т.н. в зависимост от сумата, като на всеки етап може да се прекрати изпълнението, а прекратяването води до известяване на всички останали заинтересовани страни по веригата. Ако се стигне до поръчка към доставчика, отдел снабдяване извършва поръчката към доставчика и системата автоматично известява склададжията, че се очаква доставка до определена дата (ако процесът е свързан с доставка на дълготрайни активи или услуги, на мястото на склададжията ще се появи друго лице, което е отговорно за съответното получаване на дълготрайния актив или услуга). В съответния срок стоката се доставя в склада и склададжията, посочва в системата, че стоката е получена и добавя съответните съпътстващи документи. След като се получи фактурата, тя се добавя към процеса и се стига до етап на осчетоводяване и плащане.
Представеният процес може да се видоизменя според конкретните нужди на компанията, като може да се разшири и с допълнителни функционалности.
Виж още приложения на Teamlook в рамките на компанията:
Свържи се с нас за безплатна опознавателна среща, за да обсъдим какви са проблемите, които срещаш в бизнеса си и как Teamlook може да ти помогне да ги решиш и да ти осигури стабилно бизнес развитие, повече приходи и повече свободно време
или
Поискай демонстрация
Отзиви от клиенти
Теодора Маринова - НОВАКОН Видео бутон за стартиране
Теодора Маринова, изпълнителен директор на НОВАКОН
Светла Христова - Сканклийн Видео бутон за стартиране
Светла Христова заместник управител на Сканклийн
Видео бутон за стартиране

Виж какви проблеми решава
TEAMLOOK

Модули
виж още
Свържи се с нас за безплатна опознавателна среща, за да обсъдим какви са проблемите, които срещаш в бизнеса си и как Teamlook може да ти помогне да ги решиш и да ти осигури стабилно бизнес развитие, повече приходи и повече свободно време
или
Поискай демонстрация