Teamlook меню бутон

Приложение

Финансово-счетоводен отдел:
Фактури от доставчици - одобрение, плащане и осчетоводяване
Предизвикателство
Предизвикателство

Процесът на одобрение на фактури от доставчици, плащане и осчетоводяване е важен за функционирането на всяка компания. В този процес участват различни служители - мениджър на отдел, контролинг, директор, администратор плащания, счетоводител. В процеса се съчетават дейности по приемане на разхода/актива от мениджър на отдел (лицето, което е наясно с целесъобразността на разхода/актива), съгласуване на сумата по фактурата с приетия бюджет, одобрение на плащането от единн или повече от един директори в зависимост от случая и фирмената политика, организиране на плащането, осчетоводяване и архивиране на фактурата. Процесът още повече се усложнява, когато фактурите се получават в различни офиси на компанията и служителите, които участват в процеса се намират физически на различни места.

Когато това се осъществява без софтуерно решение, процесът минава обикновено на хартия, изготвят се различни съпътстващи документи към всяка фактура, изисква се задължително физическото наличие на съответното лице, което трябва да предприеме действие на конкретен етап. Всичко това увеличава бюрокрацията, води до множество излишни ангажименти, забавяне на дейностите, занижен контрол и възможност да се манипулират фирмените правила.
Решение
Решение

Решението е да се въведе единна система за получаване на фактури от доставчици, обобрение, плащане и осчетоводяване. Системата се състои от два основни регистъра:
  • Регистър на Доставчиците - това е изчерпателен списък на доставчиците на компанията. Списъкът може да се формира и актуализира автоматично чрез свързане на Teamlook с друг външен софтуер, в който се поддържа списък на доставчиците (например складов софтуер или ERP система). Към всеки доставчик може да се поддържа допълнителна информация според нуждите на компанията.
  • Фактури от доставчици - всяка фактура от доставчик, независимо по какъв начин е предоставена (по имейл или на хартия) се качва в регистъра. Веднага след като се качи, системата известява Мениджъра на отдела, за който се отнася (на база на правила, системата сама може да открие този отдел), че е получена нова фактура от доставчик. Мениджърът на отдел преглежда фактурата и я одобрява (може и да не я одобри, ако прецени, че има някакви недостатъци или резултатът не е действително получен от компанията). Веднага след като я одобри, системата известява контролинга, който прави сравнение на съответния разходен център от фактурата и приетия месечен бюджет (реално може да се настрои системата сама да прави тази проверка, като за целта ще се появи още един регистър - регистър бюджет, в който за всеки месец и разходен център се указва бйджет, а системата пресмята след всяка одобрена фактура и кумулативно използвания за периода юждет, както и оставащия бъджет за периода за конкретния разходен център). В зависимост от оценката на контролинга и съответната сума на разхода, процесът може да продължи през одобрение от директор, а в някои случаи може да се появи необходимост от одобрение от втори и дори трети директор или борд на директорите. И всичко това се настройво точно според бизнес правилата на съответната компания. Процесът минава точно по стъпките, описани в тези бизнес правила и не може да има човешка намеса, която да промени правилата за конкретен случай. След одобрение процесът минава през администратор на плащанията, за което администраторът получава известие от системата, а успоредно с това може да тече и процес на осчетоводяване, за което съответният счетоводител получава също известие от системата. След плащане и осчетоводяване процесът приключва и документът остава архивиран. Архивираният документ може да бъде намиран чрез инструментите за търсене от всяка заинтересована страна, която има разрешен достъп до документа.
Процесът може да стартира и много преди да се получи фактурата - още на етап заявка за покупка, след което следва одобрение за целесъобразност, одобрение за бюджет и т.н.
Представеният процес може да се видоизменя според конкретните нужди на компанията, като може да се разшири и с допълнителни функционалности.
Виж още приложения на Teamlook в рамките на компанията:
Имаш въпроси?
Обади ни се сега!
0887 421 018
или
Поискай демонстрация
Отзиви от клиенти
Теодора Маринова, изпълнителен директор на НОВАКОН - водеща счетоводна къща в България

"Ежемесечно през компанията минават над 50 000 счетоводни и други счетоводни документи, които се разпределят между счетоводителите за обработка чрез TEAMLOOK.

... след въвеждане на TEAMLOOK, ние осигурихме необходимата стабилна база за предоставяне на качествени услуги, привличане на нови клиенти и разгръщане потенциала на нашите служители.

Вярвам, че комбинацията между гълкава система като TEAMLOOK и подготвен и мотивиран екип, ще бъде печеливша комбинация и занапред."

Светла Христова, заместник управител на Сканклийн - вносител на висококачествени санитарно-хигиенни материали

"Ние се занимаваме с доставка на висококачествени санитарно-хигиенни материали … и клиентите ни ежедневно се посещават от нашите търговци.

Отпадна нуждата от хартиени носитили и информацията вече е по-точна и контролът е по-добър.

Считам, че това ще помогне за увеличаване на продажбите ни и по-добри финансови резултати за в бъдеще."

Модули
Виж Още
Имаш въпроси?
Обади ни се сега!
0887 421 018
или
Поискай демонстрация