Teamlook меню бутон

Използвайки нашия сайт потвърждавате, че сте прочели и разбирате нашата политика за бисквитките.

Разбрах

Приложение по Отдели

Администрация
Организиране на входяща и изходяща кореспонденция (поща)
Предизвикателство
Предизвикателство
Често компаниите организират входящите и изходящи документи в регистър за входяща и изходяща кореспонденция (поща). Много често този процес се управлява или чрез хартиени регистри или чрез Excel. И в двата случая документите се движат на се предават физически от едно лице на друго лице, включително се правят редица копия. Всичко това води до множество излишни ангажименти, трупане на ненужно количество хартия по бюрата на служителите, включително и резултат от копиране на съответните документи, забавяне на получаването/изпращането на документа, трудности при съгласуване, липса на добър контрол, трудна бъеща проследимост и намиране на архивирани документи, не е възможно централизирано да се управляват документите при наличие на повече обекти в компанията (офиси, цехове и т.н.). Възникналите задачи, свързани с тези документи също не могат да бъдат лесно проследени и контролирани.
Решение
Решение
Решението е да се създадат два регистъра - Входяща поща и Изходяща поща. Регистрите се достъпват от всчики служители в компанията, независимо в кой обект се намират, но достъпът до конкретен документ се определя от правата, които са дадени за този документ или по-конкретно от това на кого този документ е назначен (служител, компания, отдел, длъжност, специфични роли).
  • Входяща поща - прилага се единен подход при получаване на документи на хартия или по имейл. Например документите могат да пристигат винаги при офис координатора, който веднага след получаването им ги добавя като нови записи в регистър Входяща поща. При добавянето на документите (чрез сканиране или чрез качване на готови файлове, получени по имейл), офис координаторът въвежда съответните необходими данни за описание на документа като: контрагент, номер при контрагент, дата при контрагент, описание, лице, до което е адресиран документа и т.н. Системата сама поставя входящ номер и дата на входиране. Веднага след добавяне на документа системата известява лицата, до които е адресиран, а те от своя страна предприемат съответните действия, като могат да поставят на себе си или на други лица задачи, свързани с получените документи.
  • Изходяща поща - различни звена в компанията могат да генерират документи към трети за компанията лица. След създаването на документите те се добавят в системата. Ако е необходимо съгласуване създателят на документа посочва това и документът известява лицето, което трбява да извърши съгласуването (това може да става и без избор на такова лице, ако преди това са налични ясни бизнес правила, които системата автоматично да следва). След съгласуване на документа той става годен за изпращане, при което получава изходящ номер и дата на издаване, и офис координаторът организира изпращането му по съответния канален ред. В последствие всеки документ лесно може да бъде намерен и прегледан от всички заинтересовани лица, които имат достъп до него.
Представеният процес може да се видоизменя според конкретните нужди на компанията, като може да се разшири и с допълнителни функционалности.
Имаш въпроси?
Обади ни се сега!
0887 421 018
или
Поискай демонстрация