Решението е да се въведе единна система за заявяване и разрешаване на отпуски. Системата е достъпна за всички служители в компанията.

Когато служител желае да ползва отпуск, прави заявка за това през системата. Заявката известява управителя, който тярбва да вземе отношение. Ако управителя разреши отпуска, системата известява служитея, че отпускът е разрешен. Автоматичон се генерират съответните докумети (например молба и заповед за отпуск), разпечатват се и се разписват от страните. Заявката получава статус одобрена и указва, че са изготвени необходимите документи. Системата автоматично добавя отсъствието и останалите служители, включително и заместникът, получават информация за предстоящото отсъствие

Ежеседмично служителите получават автоматично информация за текущите отсъствия от седмицата и предстоящите отсъствия за следващата седмица, за да могат да си настроят ангажиментите, ако е необходимо.

Системата позволява и да се въвеждат и отчитат почасови отсъствия за компании, в които това е разрешено.